Warenwirtschaftssysteme, oft auch ERP-Systeme genannt, wickeln die betriebswirtschaftlichen Prozesse von Freiberuflern und Unternehmen ab. Das WWS legt Kundenaufträge automatisiert an, druckt Rechnungen und sendet die Umsatzsteuervoranmeldung automatisch an das Finanzamt. Diese Funktionen wünscht sich der Unternehmer und die meisten Warenwirtschaftssysteme leisten sie. Allerdings ist der Markt der System-Anbieter wenig unübersichtlich, doch die folgenden Kriterien ermöglichen eine erste Auswahl:
1. Welche Bereiche des Unternehmens (z.B. Einkauf, Verkauf, Lager) sollen über das Warenwirtschaftssystem abgewickelt werden?
2. Wie viele Benutzer werden am System arbeiten?
3. Welche betrieblichen Abläufe soll das System abdecken?
4. Welche speziellen Funktionen sollen mit dem WWS erledigt werden?
5. Welches Budget steht für die Anschaffung der Software zur Verfügung?
Warenwirtschaftssystem vom ersten Tag an
Die Tabellenkalkulation wird schnell zu unübersichtlich und Fehler bei der Eingabe oder Berechnung sind an der Tagesordnung. Gerade für Firmengründer ist das Warenwirtschaftssystem, das die steuerlichen und handelsrechtlichen Regeln anwendet sinnvoll. Dabei sollte bei der Systemauswahl gleich die anvisierte Unternehmensgröße (Umsatz, Absatz) berücksichtigt werden, denn so kann die Software mit dem Unternehmen wachsen. Insbesondere Firmen ohne eigene IT-Abteilung wünschen sich dazu einen effektiven Support, der nicht nur bei technischen Problemen berät, sondern auch Fragen zur Bedienung kompetent beantwortet. Einer der langjährigen Marktführer von Warenwirtschaftssystemen bietet sehr erfolgreich einen solchen Kundensupport an: Eine telefonisch und online verfügbare Hotline hilft so etwa auch bei Fragen zu Buchungen im Warenwirtschaftssystem.
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Was kann das Warenwirtschaftssystem
Die meisten Warenwirtschaftssysteme decken die typischen Unternehmensbereiche, wie Einkauf, Verkauf, Lager und Finanzbuchhaltung ab. Der eingekaufte Artikel wird im System erfasst und steht damit dem Verkaufsmodul zur Verfügung. Wird er verkauft, erstellt das System automatisch den Rechnungsbeleg, der den gesetzlichen und steuerlichen Anforderungen entspricht, weist die Mehrwertsteuer aus und bucht die Rechnung in der Finanzbuchhaltung. Auch die Entnahme aus dem Lager wird automatisch prozessiert. Durch die Integration der Komponenten hat der Unternehmer jederzeit die volle Übersicht – über seine Kunden, seinen Warenbestand sowie die Einnahmen und Ausgaben. Zusätzlich halten gute Warenwirtschaftssysteme Auswertungen bzw. Berichte bereit, die jederzeit den Status des Unternehmens anzeigen.
Oft übersehen: Weitere hilfreiche Funktionen
Die Online-Integration der Firmenkonten in das Warenwirtschaftssystem ermöglicht deren automatisierte Integration. So werden Zahlungseingänge von Kunden automatisch prozessiert oder Mahnungen avisiert, wenn die Zahlung ausblieb. Auch ist die automatische Umsatzsteuervoranmeldung (Elster-Verfahren) eine sinnvolle Funktion im WWS. Die Elster-Integration übermittelt dem Finanzamt zu den gesetzlich vorgeschriebenen Terminen die Umsatzsteuer-Zahllast. Kann ein CRM-Modul (Customer Relationship Management) zum Warenwirtschaftssystem hinzugekauft werden, werden dort Reklamationen, Rücksendungen (RMA) oder allgemeine Anfragen zu jedem Kunden geführt. Damit ist auch der Status einer Kundenanfrage oder -beschwerde jederzeit klar ersichtlich.
Mobile Lösungen für unterwegs
Unterwegs auf Unternehmensdaten oder -konten zuzugreifen ist für viele Unternehmer eine unentbehrlich Funktion, um etwa bei Angebotsverhandlungen den Überblick zu behalten. Nicht alle WWS bieten diese Funktionalität in ausreichendem Umfang und welche Funktionen auch mobil verfügbar sind, ist stark vom jeweiligen Hersteller abhängig. Oft befindet sich das Mobile-Module noch in der Entwicklung und neue Features werden den Kunden kostenlos zur Verfügung gestellt.
Insolvent: Fehlerhafte Belege treiben in den Ruin
Viele Unternehmer sind Experten ihres Faches, haben innovative Ideen und eine boomende Marktnische entdeckt – und trotzdem ist das Unternehmen nach kurzer Zeit am Ende. Denn die meisten Gründer sind mit dem Schreiben von Angeboten, Rechnungen oder der Einkauf schlichtweg überfordert – das betriebswirtschaftliche Know-how reicht nicht aus. So überraschen die Untersuchungen und Statistiken nicht: Viele Unternehmen sind bereits nach weniger als zwei Jahren finanziell am Ende – weil fehlerhafte steuerliche Erklärungen und Belege mit Nachzahlungen und Strafen belegt werden, die das Unternehmen kurzfristig nicht aufbringen kann. Das Finanzamt übt keine Nachsicht bei Fehlern – auch nicht bei „Neueinsteigern“. Ein gutes Warenwirtschaftssystem spart Zeit, hilft Fehler zu vermeiden und entlastet den Unternehmer – vom ersten Tag an!
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