In seinen Unterlagen schnell und unkompliziert alles wiederfinden zu können, ist eine Herausforderung. Ganz gleich, ob es um den Beruf oder das Privatleben geht, Papierberge zu bewältigen ist nicht leicht. Mit dem richtigen Ordnersystem allerdings haben Sie Ihre Unordnung bald im Griff.
Wer kennt das nicht: Es stapeln sich die Papierhaufen. Zwar nehmen Sie sich vor, irgendwann einmal Ordnung in das Chaos zu bringen, doch vorerst ist dafür keine Zeit. Stattdessen räumen Sie Papiere von einem Stapel auf den anderen und verlieren immer mehr den Überblick.
Mit dem Ordnersystem Zeit sparen
Dass diese Methode langfristig mehr Zeit kostet, leuchtet ein. Viele Menschen scheitern allerdings bereits daran, sich ein vernünftiges Ordnungssystem zu überlegen. Schließlich kommt fast täglich etwas dazu, das abgeheftet werden soll. Manches lässt sich gar nicht erst einordnen und landet darum schnell in irgendwelchen Ablagen.
Manche Menschen setzen ein solches Un-System monate- oder vielleicht sogar jahrelang ein. Die Unzufriedenheit und der Arbeitsaufwand, verschwundene Papiere zu finden, wird indes immer größer. Lieber sollten Sie deshalb einmal die Zeit in ein Ordnersystem investieren, das Ihnen künftig viel Ärger erspart.
Ordnung schaffen und aussortieren
In einem ersten Schritt müssen Sie sich zunächst einen Überblick verschaffen. Welche Papiere liegen überhaupt vor? Welche gehören zusammen? Gibt es Schreiben darunter, die sich längst erledigt haben? Fällt Ihnen Dringendes in die Hand, das Ihnen abhandengekommen war?
Ist dies geschafft, haben Sie immerhin schon mal eine wichtige Entscheidung getroffen: Sie wissen nun, welche Papiere Sie behalten und welche Sie getrost wegwerfen können. Doch Vorsicht: Im Ordnungsrausch übertreibt es manch einer. Unterlagen, die Sie beispielsweise für die Rente oder die Steuer aufbewahren müssen, sollten Sie mit besonderer Sorgfalt behandeln.
Der Feinschliff
Der zweite Schritt ist schon schwieriger: Jetzt müssen die Papiere in sinnvolle Kategorien unterteilt werden. Nutzen Sie dafür selbsterklärende Oberbegriffe, beispielsweise:
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- Finanzen (Kontoauszüge, Schriftverkehr, Policen),
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- Altersvorsorge (Schriftverkehr, Policen, Bescheinigungen),
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- Versicherungen (Schriftverkehr, Policen),
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- Rechnungen & Garantien,
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- Gehaltsabrechnungen
- etc.
Nach diesen Oberkategorien beschriften Sie Ihre Ordner mit gut lesbaren Etiketten. Erfahrungsgemäß haben Sie hiermit bereits etwa 60 Prozent Ihres privaten Papierkrams untergebracht. Eine Zwischenablage bietet sich für die Schriftstücke und Rechnung an, die Sie noch bearbeiten müssen, bevor Sie sie abheften.
Außerdem helfen Trennblätter und Register innerhalb des Ordners Ordnung zu schaffen. Ein Tipp: Heften Sie die Blätter in der umgekehrt chronologischen Reihenfolge ab. Auf diese Weise findet sich das Wichtigste immer obenauf.
